Comment réagir face à un client mauvais payeur ?
En tant que professionnel, se retrouver face à un client mauvais payeur peut être lourd de conséquences. En plus de peser sur le moral, le retard de paiement ou même le non-paiement d’une facture peut affecter votre entreprise, que les raisons soient légitimes ou non. Cela peut même conduire à la faillite, si les impayés sont récurrents ou s’accumulent en trop grand nombre. Si ce type de litige vous arrive et que vous ne parvenez pas à régler le problème, malgré de nombreuses relances, lisez ces quelques conseils de Promee.
Soigner les factures
Avant de vous retrouver face à un mauvais payeur, vous pouvez agir ! Soignez votre facturation pour éviter les problèmes. Ces documents doivent être les plus parfaits possibles, dans le sens où ils doivent comporter toutes les informations nécessaires. Si vous devez aller plus loin dans les démarches et notamment faire appel à la justice, personne ne doit vous reprocher une erreur de facture, ce qui jouerait en votre défaveur.
Dans les conditions générales de vente (CGV), vous pouvez également indiquer un certain nombre d’informations, notamment le délai de paiement ou les conditions de règlement, ce à quoi s’expose le client en cas de dépassement du délai ou encore les pénalités de retard qui s’appliquent. Ces CGV figurent, la plupart du temps, sur un contrat ou devis. Sur ce dernier justement, pensez à indiquer plusieurs éléments : le montant de l’acompte ou encore l’échéancier de facturation par exemple.
À noter :
avant la facture, n’oubliez pas de proposer un devis réalisé dans les règles de l’art, qui doit comporter un certain nombre d’éléments. Celui-ci doit être accepté et signé par le client avant toute intervention.
Comment mettre en place des pénalités de retard ?
Il est possible de mettre en place des pénalités de retard, qui ne s’appliquent qu’aux clients professionnels, et non pas aux clients particuliers. Celles-ci doivent être inscrites dans les conditions générales de vente ou dans les conditions de règlement, mais aussi sur les devis et bons de commande. Ces pénalités de retard peuvent être exigées dès le lendemain de la date prévue et avant la relance du client, si celui-ci n’a pas respecté les délais.
Pensez à fixer votre taux pour les pénalités de retard. Le montant total dépendra du montant de la facture mais aussi du nombre de jours de retard. Si vous ne fixez pas de taux, celui-ci correspond au taux d’intérêt appliqué par la BCE (Banque Centrale Européenne), le main refinancing operations, majoré de dix points.
Relancer le client
C’est certainement la première chose à laquelle vous penserez face à un client qui ne paye pas ou en retard. Vous pouvez effectivement le relancer pour tenter d’obtenir une réponse ou une explication. Commencez par agir de manière aimable, le client pourrait vous fournir une bonne raison, et cela évitera les litiges.
Cette relance peut être effectuée par mail, téléphone ou même par courrier. La seconde option reste à privilégier si vous souhaitez une réponse rapide. Vous pouvez vous adresser au client mais aussi au responsable administratif, s’il s’agit d’une entreprise.
Adresser une mise en demeure au client
Si ces étapes à l’amiable n’ont rien donné, lancez la première action juridique via une mise en demeure. Celle-ci se présente sous forme d’une lettre adressée au client, qui lui rappelle qu’il doit régler une facture de tel montant, dans un délai précis. Il s’agit d’une étape obligatoire si vous souhaitez aller plus loin.
Il est conseillé d’envoyer cette mise en demeure avec accusé de réception, ou remise par un huissier. Pour vous aider dans la rédaction, il est possible de demander des conseils à une agence de recouvrement, qui percevra un pourcentage des sommes dues.
Plusieurs éléments peuvent figurer dans votre lettre de mise en demeure :
- La date de rédaction de la lettre
- La mention de « mise en demeure »
- Les coordonnées du débiteur
- Des informations sur le litige
- La demande du règlement des sommes dues
- Le délai accordé pour le règlement de ces sommes
- Les coordonnées du créancier et sa signature
Vous ne savez pas par où commencer ? Gagnez du temps grâce à ce modèle de courrier pré-rédigé.
À noter :
il est conseillé de soigner la rédaction de votre courrier de mise en demeure. Une erreur pourrait vous porter préjudice.
Faire appel à la justice
Enfin, la dernière étape est judiciaire et passe par les tribunaux. Il s’agit du dernier recours pour obliger votre client à payer la ou les factures impayées. Elle peut être mise en œuvre si aucune des solutions citées ci-dessus n’ont eu d’effets. La procédure est simple, vous coûtera peu mais elle peut être longue.
S’il s’agit d’une dette commerciale, entre deux professionnels, vous pouvez déposer une requête au tribunal de commerce. Entre un professionnel et un particulier ou entre deux particuliers, c’est le tribunal judiciaire qui doit être saisi.
La requête peut être déposée en ligne ou par un formulaire papier. Vous devez alors fournir plusieurs informations sur vous, soit en tant que personne physique ou personne morale, des informations sur la personne/entreprise concernée par la demande, l’objet de la demande et la somme réclamée. N’hésitez pas à faire appel à un huissier de justice pour constituer un dossier complet, en bonne et due forme.
Cette injonction à payer peut se faire sans aucune convocation au tribunal. Elle avertira le client qu’il dispose de telle durée pour payer sa dette, généralement un mois. Ce dernier peut également faire appel.
En résumé :
- Aucun professionnel n’aime se retrouver face à un client mauvais payeur, à cause de la perte de temps et perte d’argent qui peuvent en découler. Plusieurs actions peuvent être menées pour éviter ces situations.
- Certaines peuvent être menées en amont, notamment sur les factures. Les premières relances, elles, peuvent se faire à l’amiable, en restant le plus cordial possible.
- Si ces premières techniques douces ne fonctionnent pas, une mise en demeure et la saisie d’un tribunal peuvent finalement intervenir pour régler le problème.
Questions fréquentes
Devis signé : le client peut-il se rétracter ?
Le client peut faire valoir son droit de rétractation 14 jours après la signature du devis à condition que les travaux n'aient pas commencé et que le cadre de contribution CEE n'ait été émis.
En tant que professionnel : puis-je annuler un devis ?
En théorie non on ne peut pas annuler un devis signé. Ce document vous engage vis à vis du client. Deux cas de figures peuvent justifier une annulation :
- Un cas de force majeure (une épidémie comme la Covid-19, un dégâts des eaux, etc.) qui rendent l'accès au chantier impraticable ;
- Si le client refuse de coopérer (le client empêche l'accès au chantier ou tente constamment de renégocier les prix ou les prestations).
Un professionnel peut-il demander un acompte ou des arrhes ?
Bien entendu. La somme versée en amont du chantier sera déduite de la facture finale. Elle permet souvent de financer l'achat de matériel afin de ne pas impacter la trésorerie de l'entreprise.
